توسط حسن اسلامی فر 
سیستم کدگذاری دیجیتال املاک
سیستم کدگذاری دیجیتال املاک جهت ایجاد بانک دیجیتال املاک. با پیشرفت علم و تکنولوژی، یکی از مهمترین معضلاتی که دپارتمان ها و بنگاه های املاک با آن دست و پنجه نرم می کنند، نبود سیستم مدون و یکسان کد گذاری فایل ها در دفتر املاک است. برای درک بهتر این موضوع مثالی برای کاراموزان محترم مطرح می کنیم که انتظار داریم با دقت مورد بررسی و کاوش قرار گیرد.
مثال : یک آپارتمان دوخوابه 73 متری در بلوار انصاری رشت که جهت رهن تعرفه شده است را در نظر بگیرید.
این آپارتمان در دفتر املاک بصورت آنالوگ کد گذاری و ثبت می شود. هم زمان ممکن است چند مشاور بر روی این فایل فعالیت کنند و جذب مشتری نمایند. در نهایت ممکن است یک مشتری فایل را بپسندد و معامله کند.
در این حالت چند سوال مهم مطرح می شود:
1- این فایل توسط چه کسی ثبت شده است؟
2- آیا مستنداتی در مورد ثبت ملک وجود دارد که جوابگوی اختلاف نظر احتمالی بین مشاورین شود؟
3- آیا این مستندات بطور عادلانه در دسترس همه مشاوران قرار می گیرد تا آرامش خاطر پرسنل را در کار فراهم آورد ؟
4- آیا درصد مشارکت و سهم هریک از مشاورین موثر در معامله بطور سیستماتیک مشخص است؟
دفاتری که به ظاهر مدرن هستند اما روش کارشان همان روش منسوخ شده 50 سال پیش است.
بدون تردید نمی توان ادعا کرد که در سیستم های سنتی ثبت ملک در دفاتر املاک، همه این فاکتورها رعایت می شوند. مشاهدات و تجربیات مشاورین املاک نشان می دهد که مهمترین بخش اختلافات بین مشاورین و مدیران املاک مربوط به عدم ثبت دیجیتال ملک در دفتر است. گاهی چند مشاور بر روی یک فایل مشابه انرژی می گذارند و در نهایت بر سر اینکه چه کسی مالک فایل است و منافع فایل به او می رسد، با هم به اختلاف بر می خورند.
مثال دیگری برایتان مطرح می کنیم تا بخوبی با باگ های نرم افزارهای موجود ثبت فایل املاک آشنا شوید. فرض کنید قصد ثبت یک فایل رهن آپارتمان سه خوابه در بلوار سمیه رشت را دارید. 12 عکس، شرح فایل، اسم کامل، شماره تماس موجر، شماره تماس مستاجر و لوکیشن دقیق واحد از جمله مواردی است که بایستی در سیستم بایگانی دفتر ثبت کنید. بسیاری از نرم افزارها اینکار را برایتان بخوبی انجام می دهند. معروفترین آنها نیز نرم افزار زونکن است که اغلب بنگاه داران با آن آشنا هستند.
ایراد استفاده از نرم افزارهای رایج ثبت فایل
فرض کنید در تاریخ 2 آبان 1402 یک مشتری با نام شایان اسلامی جهت رهن آپارتمان مسکونی در بلوار سمیه به دفتر شما مراجعه کرد یا با شما تماس گرفت. برای اینکه با نظر و سلیقه مشتری آشنا شوید لازم است حداقل 3 فایل مشابه را به او نشان دهید. مشخص است که این مشتری به تنهایی تصمیم گیرنده نیست و بایستی خانواده وی نیز در مورد عکس ها و جزئیات آپارتمان ها نظر بدهند. حال شما یک مشتری دارید که بایستی سه فایل برایش بفرستید که هر فایل توضیحات، تصاویر ، لوکیشن تقریبی و جزئیات مختص به خودش را دارد. چکار می کنید ؟
- شماره مشتری را در گوشی خود سیو می کنید و سعی می کنید که از طریق پیام رسان ها برایش فایل بفرستید ؟
- آیا مطمئن هستید که مشتری همزمان پیام رسان مورد نظر شما را در گوشی خود دارد ؟
- آیا مشتری دسترسی به فیلترشکن جهت ارتباط از طریق پیام رسان را دارد؟
- آیا سرعت نت برای ارسال این حجم از تصاویر و فیلم ها مناسب است ؟
- اگر بلافاصله پس از این مشتری نفرات دیگری هم تماس گرفتند یا مراجعه کردند که لازم بود همین مراحل را برایشان تکرار کنید چه می کنید ؟
- آیا مدیر املاک و همکارانتان از سیر مراحلی که انجام داده اید مطلع هستند ؟ و می توانند در صورت لزوم ادامه فرآیند معرفی ملک به مشتری را از سیستم خودشان دنبال کنند ؟
مهمترین ایراد کار همین جاست. در روش های سنتی و حتی نرم افزارهایی همانند زونکن، هیچ گاه در دفتر املاک مشاورین بصورت یک تیم هماهنگ نمی توانند درخواست یک مشتری را دنبال و به نتیجه برسانند. بعنوان مثال مشاور شماره یک ممکن است مشتری را با عنوانی متفاوت از مشاور دوم در گوشی خود ثبت کرده باشد. حال هردو مشاور می خواهند برای مشتری فایل ارسال کنند. هر مشاور با توجه به دانش و سلیقه خود اینکار را انجام می دهد و یک سیستم واحد برای ارتباط با مشتریان تعریف نشده است. چه فاجعه ای ؟!!!
یا اطلاعات مربوط به یک فایل از قبیل تصاویر و لوکیشن را ممکن است هم زمان دو مشاور در گوشی خودشان ثبت کرده باشند. مثلا اگر اسم یک مالک محمدی باشد و مشاور مخاطبین زیادی در گوشی خودشان با نام محمدی داشته باشند این احتمال وجود ندارد که پس از مدتی بیاد نیاورند که کدام آقا یا خانم محمدی مالک فایل مورد نظرشان بوده است؟ این نیز در سیستم کاری یک مشاور قطعا یک فاجعه است.
همین موضوع عامل ناهماهنگی های بسیاری در دفاتر املاک می گردد.
راه حل مشکل ثبت سنتی فایل چیست ؟
تیم کارشناسان متخصص و حقوق دان دپارتمان دیجیتال املاک سرزمین پارس پس از سالها بررسی روش های مختلف ثبت فایل، یک روش منحصربفرد، کارآمد و آسان را بعنوان الگوی مشخص ثبت فایل در دفاتر املاک تهیه و عرضه نموده است. برای اطلاع از این روش منحصر بفرد در ادامه مطلب با ما همراه باشید.
